W dzisiejszych czasach wiele firm zwraca uwagę na to, aby mieć wydajne i efektywne narzędzia komunikacyjne. Jednym z nich jest infolinia, która umożliwia klientom szybkie i łatwe kontaktowanie się z przedstawicielami firmy w celu uzyskania pomocy czy informacji. Dzięki wykorzystaniu telefonii VoIP i wirtualnej centrali utworzenie infolinii jest nie tylko proste, ale także bardzo korzystne dla firmy.
Co to jest telefonia VoIP?
VoIP (Voice over Internet Protocol) to technologia, która umożliwia przesyłanie głosu przy użyciu Internetu. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest prowadzenie rozmów telefonicznych bez konieczności korzystania z tradycyjnych linii telekomunikacyjnych. To przekłada się na niższe koszty i wyższą jakość połączeń. Korzystając z telefonii VoIP, możliwe jest prowadzenie rozmów z dowolnego miejsca na świecie, o ile tylko posiada się dostęp do Internetu.
Czym jest wirtualna centrala?
Wirtualna centrala to natomiast oprogramowanie, które umożliwia zarządzanie systemem telekomunikacyjnym w Twojej firmie, a przede wszystkim rozmowami telefonicznymi.
Oprogramowanie to jest dostępne w chmurze, co oznacza, że nie ma potrzeby inwestowania w okablowanie telefoniczne, czy w kosztowną infrastrukturę, jak np. centralka sprzętowa. Wszystko, co potrzebne jest do korzystania z wirtualnej centrali, to jedynie dostęp do Internetu (w tym do Panelu Klienta via przeglądarka) i odpowiedniego urządzenia do realizacji połączeń (może nim być stacjonarny aparat telefoniczny obsługujący VoIP, ale również laptop, komputer, czy telefon komórkowy z odpowiednią aplikacją VoIP).
Jak uruchomić infolinię?
Dzięki połączeniu tych dwóch rozwiązań możliwe jest łatwe i szybkie utworzenie firmowej infolinii. W pierwszej kolejności należy wybrać dostawcę usług telefonii VoIP i wirtualnej centrali. Jednym z nich jest gliwicka firma Claude ICT Poland Sp. z o.o., która oferuje telefonię internetową (tak również nazywana jest telefonia VoIP) i wirtualną centralkę o nazwie TeleCube. Co istotne TeleCube można przetestować przez 14 dni, i zadeklarować bądź nie chęć zakupu narzędzia dopiero po zakończeniu okresu testowego.
Rozpoczynając okres próbny należy przyporządkować do infolinii odpowiedni numer telefonu. Numer na testy wybieramy z puli TeleCube. Po testach można nadal z niego skorzystać i/lub przenieść do TeleCube swój numer/y od obecnego dostawcy numeracji.
Ten sam numer telefoniczny można przypisać do kilku konsultantów. Jest to wykonalne, ponieważ mają oni do dyspozycji tzw. konta SIP (numery wewnętrzne).
Po wyborze numeru należy utworzyć stanowiska telefoniczne dla konsultantów. Co ważne ze względu na możliwości VoIP i centralki to czy konsultant pracuje w biurze, czy zdalnie nie stanowi problemu. Można dopasować urządzenia i odpowiednie opcje do specyfiki pracy i potrzeb danej osoby czy konkretnej jednostki organizacyjnej.
Ostatnim etapem jest wdrożenie infolinii. Opracowanie reguł działania i scenariuszy połączeń, wgranie komunikatów powitalnych a finalnie uruchomienie odpowiednich funkcji i całej centralki. Co istotne zapowiedzi telefoniczne można przygotować przy użyciu wirtualnego lektora, a całą centralkę wdrożyć korzystając z intuicyjnego, graficznego narzędzia do budowy schematu centralki, działającego w oparciu o metodę „chwyć i upuść”.
Przykładowy schemat centralki TeleCube (infolinii) zastosowany w placówce medycznej
Dzięki takim opcjom jak m.in. menu IVR czy kolejkowanie połączenia przychodzące na infolinię są dystrybuowane zgodnie z wyborami klienta (tonowy wybór przycisku na klawiaturze) oraz w oparciu o ustalone reguły. Wirtualna centrala umożliwia intuicyjne i zautomatyzowane tworzenie drzewka połączeń, kierowania ich do odpowiednich adresatów, przekierowywania lub ustawianie w kolejce. Na przykład, jeśli linia telefoniczna jest zajęta lub nikt nie odbiera telefonu, połączenie może czekać w kolejce lub zostać przekierowane na inny numer czy na pocztę głosową. Dzięki temu klient nigdy nie zostanie pozostawiony bez odpowiedzi, a firma zyska na reputacji i zadowoleniu klientów (przeczytaj o innych zaletach telefonii VoIP).
Zbieraj istotne informacje i ulepszaj infolinię
Korzystając z centralki firma może nie tylko zapewnić swoim klientom wygodną i efektywną obsługę, ale także zbierać cenne dane dotyczące swojej działalności i preferencji klientów. Do celów analitycznych TeleCube na Panelu Klienta udostępnia biling połączeń (z wieloma danymi i filtrami), statystyki z kolejek czy nagrywanie rozmów.
Analiza danych może pomóc w podejmowaniu bardziej trafnych decyzji biznesowych (rozbudowa infolinii, zmiany funkcji czy godzin pracy itp.) i w dalszym zwiększaniu zadowolenia klientów.
Telefonia VoIP i wirtualna centrala umożliwiają łatwe i szybkie skalowanie infolinii wraz z rozwojem firmy czy też dokonywanie edycji obecnych ustawień centralki lub stanowisk telefonicznych (zmiany lokalizacyjne).
Korzystaj z zabezpieczeń
Warto zaznaczyć, że korzystanie z VoIP i centralki TeleCube wbrew pozorom, może być także bardziej bezpieczne dla firmy, niż w przypadku innych rozwiązań. TeleCube oferuje różnego rodzaju zabezpieczenia, wśród których warto wymienić:
- zabezpieczenia w kwestii dostępu do urządzeń telefonicznych (np. możliwość logowania się do nich tylko z określonych lokalizacji np. adresu/sieci IP lub z konkretnego kraju/ów) czy Panelu Klienta (np. 2FA – dwupoziomowe uwierzytelnienie).
- możliwość ustawienia max. stawki za połączenie telefoniczne.
Ile kosztuje infolinia?
Ceny za usługi TeleCube są bardzo konkurencyjne. Najtańsza wersja centralki (zawierająca np. 2 polskie numery stacjonarne, IVR, kolejkowanie, biling online, bramkę SMS czy wirtualnego lektora) oferowana przez TeleCube, przeznaczona dla maksimum 5 użytkowników, kosztuje 39 zł netto + 23% VAT / mies. Połączenia pomiędzy pracownikami w ramach sieci TeleCube są bezpłatne, a rozmowy zewnątrzne kosztują od 4 groszy netto + VAT / minutę.
Podsumowanie
Wnioski są klarowne – korzystanie z telefonii VoIP i wirtualnej centrali umożliwia firmom łatwe i efektywne utworzenie infolinii, co przekłada się na zwiększenie zadowolenia klientów i poprawę wizerunku firmy. Ponadto, korzyści te są widoczne również po stronie firmy, dzięki niższym kosztom, większej skalowalności i lepszym zabezpieczeniom. Zatem, jeśli firma szuka skutecznego i wydajnego narzędzia komunikacyjnego, warto rozważyć wykorzystanie telefonii VoIP i wirtualnej centrali TeleCube do utworzenia infolinii. Wyboru dowolnej wersji centralki TeleCube celem rejestracji na okres próbny można dokonać po wejściu na stronę: telecube.pl/rejestracja/
materiał partnera
